跨国企业如何开展EHS审计?

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跨国企业EHS审计流程简介


大部分跨国企业每三年会对全资或者合资工厂开展EHS审计。审计的目的主要是发现管理中存在的问题,以便及时弥补,确保管理方面持续改进。EHS的审计也分成不同的类别,有些审计是EHS合规审计,重点是确保工厂的运营符合所在国的法律法规及公司的相关政策;有些则是基于风险的审计,主要是要找出当前运营中可能带来EHS风险的地方。

很多跨国企业有全职的审计人员,由他们自己负责开展审计工作,但比较常见的方式,是聘请几名咨询顾问,组成3-7人的审计团队,一起完成EHS审计。对于中等规模的工厂,每次这样的审计大约需要4-5天的时间。

EHS审计通常包括准备工作、工厂审计和报告编制三个阶段。我们来看一看这三个阶段的工作。

第一阶段:准备

EHS审计往往涉及比较多的参与者,还要考虑工厂的生产状况,因此,通常需要提前3-6个月做准备。准备工作包括明确审计的范围、组建审计小组、编制审计准则和确定具体的审计日程安排等等;在准备阶段,还会向工厂提供一份问卷,收集工厂的基本情况。

这里提到的审计准则,是一份很重要的文件,它包含审计过程中需要检查的全部要点。例如,安全审计的准则通常是一份70-80页的文件,它列出了对安全方面开展审计所涉及的各个要点、需要查看的具体内容和评判的依据。在审计之前,如果没有这样的审计准则,通常需要花很多的时间来编制。

第二阶段:工厂审计

工厂审计是EHS审计的核心环节。通常包括三个步骤:首次会议、现场审计和总结会议。

首次会议一般比较简单,大约1小时左右。工厂管理层简单介绍工厂的情况和进入工厂的安全要求;审计小组说明审计的目的、范围和计划,双方确定审计期间的需要工厂配合的相关事项等等。通常工厂主要的管理人员都需要参加首次会议,这样他们才会明白这次审计的目的和计划,也才会知道如何来配合审计小组的工作。

在首次会议后,通常审计小组会一起对工厂做初步的查看。也就是每人拿一张工厂的平面布置图,粗略地在全厂走一遍,了解大致的情况。此后,审计小组成员会根据自己的任务,采取现场查看、文件查阅和人员访谈等形式分头开展审计。在这段时间里,审计小组基本上会每天召开一次简短的内部会议,在小组组长的领导下,交流每个成员当天的发现项,包括发现项的内容和重要性。

现场审计的最后一步是总结会议。有些审计不安排总结会议,但这种情况不多见。通常,在审计的最后一天下午,审计小组会和工厂管理层召开2小时左右的总结会议,它的目的是当面沟通主要的发现项;如果必须提供整改的建议项,也在会议上讨论,必要时,还会根据工厂管理层的意见对建议项做适当的修订。

总结会结束,现场审计就完成了。

第三阶段:编制审计报告

此后审计小组编制正式的审计报告,并分发给相关方。

第四阶段:跟踪落实建议项

有些公司会把审计的建议项纳入一个跟踪系统,定期跟踪工厂落实这些建议项的情况。这是一个1-2年的长周期,原则上并不属于EHS审计的范畴。

以上就是跨国企业开展工厂的EHS审计的简单过程。


安全审计或检查时如何发现问题


导致事故的根源是管理上的缺陷!反过来,如果可以找出管理上的缺陷并及时弥补,则相当于提前堵住了事故的通道。开展审计是消除管理上缺陷的突破口和抓手。在涉及危险化学品的流程工厂,开展安全审计有很重要的意义,它是预防事故的一项重要工作。国内企业比较重视日常的安全检查,对于安全审计的重视程度还不够,相当多的企业都没有建立起系统的安全审计制度。
 
安全审计主要有两方面的目的,一是确保好的管理做法能延续,不会中途蜕变;一是发现管理中存在的问题及时弥补,以持续改进。审计过程中会关心硬件设施、制度(特别是制度的落实情况)、人以及作业活动,它的范畴还是比较广。


按照审计范围不同,可以细分成安全管理总体审计、工艺安全管理审计和专项审计,前者通常是和环境及健康一起审计,所以也称EHS审计或HSE审计(ISO的审计可以归入这一类)。工艺安全管理审计也称过程安全管理审计,英文简称PSM Audit。在我国的PSM导则AQ/T-3034和美国OSHA PSM中都要求至少每3年开展一次工艺安全管理审计。


根据审计形式不同,可以分成内部审计(自我审计,第1方审计)、外部审计(总部组织的审计,第2方审计)和第三方审计(委托第三方咨询机构主导的审计)。这些不同形式的审计各有优缺点。
 
无论是什么形式的审计,对于审计人员而言,发现问题是完成高质量审计的重要环节,尤其是要能通过表面上的问题洞悉管理上的缺陷(即系统性的问题)。


在开展审计期间,有很多发现问题的方法,本文简单介绍我自己总结的一种简单方法——场景提问法。它是针对眼前的一个场景,通过一系列的提问来找出管理上的缺陷(当然也包括技术上需要纠正的问题)。


举一个实例来说明:

在工厂审计期间(安全检查也类似),看到某处有一堆装了化学品的桶。看到它们,在你的头脑里,是否有了一张图片?这就是场景。


看到这个场景,我们通常会好奇这些桶里到底装了些什么东西。那好,先给自己提出第一个问题:这些桶里装了些什么?或许,你看看桶上的标签就有了答案,还可以找找这些化学品的安全周知卡或安全技术说明书,就能了解它的危害,是否易燃、是否有毒以及是否有腐蚀性等等。如果是易燃、有毒或有腐蚀性,后面可以问更多的相关问题。第一个问题,是关于“是什么”的问题。


第二个问题马上就来了:平常它们就存放在这里吗?
如果是在仓库里,这个问题可能是多余的(当然还要看是否适合存放在这样的仓库里,甲类物质放在丙类仓库的情况也时有发生)。


倘若平常是存放在其它地方,今天只是临时存放在这里,那么今天为什么存放在这里呢?这或许是一项变更,将桶装化学品存放在这个地方还可能带来一系列的后果… ,这样,可以问出很多后续的问题,你可能会发现工厂在变更管理方面存在的某些疏漏。


如果平时就是存放在这里,我们抬头仔细看看四周,有很多问题就会跑出来:在这个场所存放这些化学品恰当吗?有没有阳光直射?有没有良好通风?有没有适当的标志标识或标识是否正确、是否清晰可见?不同的化学品存放在一起吗?有没有禁忌物贮存在一块儿?还有包装是否完好?它周围有什么影响因素(有点火源吗)?另外,这些桶是怎么运进来,又怎么将它们拿走的,如此等等,我们可以问很多问题。这些问题可以帮助我们了解工厂的化学品管理是否得当。这第二个问题是针对现状的问题,如果参考法规和标准的要求,可以提出更多的问题来。


上面第2个问题是针对当前状况提出来的。在提出问题时,不但要针对当前的状况,还可以设想一些潜在的异常情景来提问,异常情景是当前场景演变出来的新场景。


在这个实例中,异常的情景是发生泄漏。第三个问题就有了,如果这些桶里的化学品发生泄漏会怎么样?提出这个问题的时候,化学品泄漏和应急处置的场景是不是呈现在你的头脑里呢?针对这个场景,从审计的角度,我们可以提出很多值得关心的具体问题,譬如:

  • 发生泄漏会造成什么后果:中毒?着火?进入雨水沟污染环境?
  • 发生泄漏时,工厂打算如何做,也就是工厂有没有相应的应急计划?
  • 做的过程中(应急反应),需要用到哪些工具、设备和材料?它们已经有了吗?它们目前是不是放置在适当的地方?
  • 应急反应的人员该如何保护自己?有没有适当的防护设备和用品?他们有没有接受过相关的训练?
  • 泄漏的后果会超出工厂的厂界吗?如果会,工厂有应对的方案吗?

 
场景提问法,是我在以往安全审计和安全检查工作的小小总结,它非常简单,在日常的安全检查或安全审计中,你也不妨试一试。

在涉及危化品的工厂里开展安全检查或审计,除了场景提问法、案例联想法和共性归纳法,还有一种方法——专项检查法

与其说这是一种安全检查的方法,倒不如说是一种策略。


我们设想,明天要在一个大会议室组织一场重要的会议,安排小王去检查一下会场的情况。小王去了,他走进会议室,四周张望看了一遍,看到了桌子、椅子、投影仪和幕布,一样都不缺,检查就完成了,没有什么特别的问题。

第二天开会了,有人发现椅子是坏的,更糟糕的莫过于投影仪的电源有问题,开不起来。

之所以会出现这样的情况,是因为小王在检查会议室的时候太宏观、太笼统,因此忽略了一些具体但很重要的细节。如果他逐项仔细检查投影仪、椅子和桌子等等,也许就能发现前面提到的这些问题,并及时纠正。

做安全审计也是同样的道理,不能停留在宏观的查看,相反,可以采取专项检查的策略,使得检查更加细致和深入。

譬如,要对一家化工厂做安全检查,我们可以在某个时间段内集中精力对某个方面开展检查,也就是进行专项检查。

譬如,对工厂的泄压装置开展专项检查,逐个仔细检查工艺系统中所有的泄压装置。对于每一处泄压装置,检查是否有释放量的计算书;特别是要到现场逐个仔细查看,这样就能看到很多具体的问题。


例如:

  • 有些安全阀入口有手阀,我们就能看到手阀的选型是否正确(正确做法应采用全通径的球阀,仔细检查才能看到目前使用的阀门选型是否正确)。
  • 这个手阀是否已经锁开并挂牌。
  • 管道的安装是否牢靠(因为泄压时流速很快会形成振动,必须妥善固定)。
  • 另外释放点的位置是否恰当。
  • 如果是释放到应急收集罐,还要现场确认应急收集罐是否符合要求,特别是不要形成过大的背压。


类似地,我们可以对其它要素开展专项检查。譬如,要对高处坠落的危害开展检查,就可以逐个检查工厂的梯子、平台和人能到达的行走面,这样,就可以发现每一个具体存在的危害。

专项检查的一个特点是专注,在同一段时间内,只专注某一个方面的检查。它的另一个特点是非常有系统性,不容易发生遗漏,能覆盖这个专项的所有相关方面,而且具体细致。这些特点,使得专项检查效率更高,效果也比宏观、笼统的检查更好。